Office Manager (Teilzeit, m/w/d)

Office Manager (Teilzeit, m/w/d)

Über uns

SCARLETRED – der weltweite Marktführer in standardisierter Hautbildgebung und KI-gestützter objektiver Hautanalyse. Unsere Mission ist es, zertifizierte Software als Medizinprodukt sowie modernste KI-basierte Datenanalyse-Services zu entwickeln und bereitzustellen. Wir wachsen und suchen engagierte Teammitglieder, die mit uns in einem internationalen, dynamischen Umfeld arbeiten möchten.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit für die Position Office Manager (Teilzeit). Sie halten den Bürobetrieb am Laufen und unterstützen die Geschäftsleitung sowie alle Abteilungen in administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Belangen.

Aufgaben

  • Beschaffung von Büromaterial und betrieblichen Bedarfsartikeln inkl. Angebotsprüfung und Lieferantenkoordination
  • Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen (Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen)
  • Erstellung von Reisekostenabrechnungen gemäß interner Richtlinien
  • Überprüfung und Pflege der Zeiterfassungsdaten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Abstimmung mit der Lohnverrechnung sowie Verwaltung von Urlaubsanträgen
  • Prüfung, Erfassung und Kontierung eingehender Lieferanten- und Dienstleisterrechnungen
  • Laufende Einpflege der Belege in das Buchhaltungssystem
  • Abstimmung offener Posten und Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung
  • Postein- und -ausgang, Ablage und Dokumentenverwaltung
  • Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
  • Koordination mit externen Dienstleistern und Behörden
  • Unterstützung bei der Organisation von internen Events und Meetings

Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Einschlägige Berufserfahrung im Office Management oder in der Büroorganisation
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)
  • Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift – beide Sprachen sind aufgrund unserer internationalen Ausrichtung zwingend erforderlich

Unser Angebot

  • Teilzeitanstellung (20–25 Wochenstunden, nach Vereinbarung) an unserem Standort in Wien
  • Motiviertes, internationales Team mit flachen Hierarchien
  • Viel Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung
  • Moderner Arbeitsplatz im MQM 3.4, 1030 Wien
  • Marktkonforme Entlohnung gemäß Kollektivvertrag, Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung möglich

Grundvoraussetzungen

  • Arbeitsort: 100 % vor Ort an unserem Hauptsitz in 1030 Wien
  • Gültige EU-Arbeitsgenehmigung erforderlich

Bewerbungen bitte auf Deutsch oder Englisch einreichen.

E-Mail: career@scarletred.com

SCARLETRED ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.

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